Que faire si mon actuel prestataire de maintenance ferme ses portes

Publié le : 08/10/2019 11:44:52
Catégories : Recommandation et Astuces pour votre photocopieur professionnel

Gerez-le-contrat-de-maintenance

Nous recevons ce genre de cas chez Deb Shop assez fréquemment, le marché du photocopieur tend à évoluer mais il reste encore des pratiques pas toujours à l’avantage du client. En effet il arrive que l’entreprise qui met à disposition le photocopieur rassemble en un seul contrat celui du photocopieur et celui de la maintenance, rendant le client dépendant de son service tout le long du contrat. Ce format fonctionne tant que le client est satisfait du service du fournisseur, et que ce dernier ne rencontre pas des difficultés ou autre qui feront qu’il arrête son activité. Certains contrats peuvent même proposer des sanctions si vous rompez le contrat de maintenance avant les termes.

Le contrat étant indivisible, le client va devoir continuer à payer à l’organisme de financement pour une prestation qui n’est pas due jusqu’à la fin de son contrat. Il se retrouve donc soit à payer deux factures de maintenance, soit ne plus avoir un photocopieur fonctionnel.

Quels sont les issues possibles ?

Vous avez notamment deux recours qui peuvent être entamés selon votre cas :

  1. Trouver un prestataire qui peut racheter le contrat à l’organisme de financement
  2. En fonction des clauses signés avec votre fournisseur et l’organisme de financement, il est possible de procéder à un rachat de contrat. Cette issue est uniquement intéressante si vous arrivez à garder le même tarif qu’auparavant, voir baisser le coût. Parlez-en à votre conseiller pour voir cette éventualité. Voyez également la possibilité de départager la location et la maintenance dans ce second contrat afin de vous permettre d’éviter le schéma à nouveau dans le futur contrat.
  3. Voir dans quelle mesure il est possible de demander une résiliation pour défaut de prestation
  4. Il s’agit d’un recours au niveau de la justice afin de constater le non-respect du contrat et le défaut de la prestation et ainsi annuler le contrat.

3 informations importantes qui pourront vous éviter ce cas

Inclure votre coût de maintenance dans le contrat de location est un sur-financement

Cela vous semble tentant de faire financer votre maintenance par l’organisme de financement en l’incluant directement dans la prestation de location. Normalement, il est usuel de financer l’achat ou la mise à disposition d’un produit et non celui d’un service, la loi ne permet pas ce dernier format.

Sachez que ce procédé peut permettre en plus à votre prestataire de faire des coûts exorbitant et inadéquat à votre cas car ne connaissant pas votre réelle consommation, il vous est imposé un forfait, et au-delà d’une utilisation prévue, vous allez être pénalisé.

Séparer votre contrat de maintenance de votre contrat de location vous offre plus de liberté

Vous avez le choix du prestataire en optant pour deux contrats séparés. C’est le seul moyen de garder la main sur votre contrat, et de rester avec votre prestataire uniquement parce que vous en êtes satisfait. Un photocopieur à l’achat en état neuf, a une garantie de deux ans du constructeur. S’il présente un défaut, vous êtes couvert.

Il est certainement plus intéressant d’avoir la maintenance de l’entreprise qui vous a fourni le copieur pour un suivi centralisé, et nous le recommandons. Cependant nous vous conseillons de ne pas inclure la maintenance dans le contrat de location, signez deux contrats.

Eviter le forfait vous permet de payer le prix juste

Payer un coût fixe est plus facile pour gérer votre budget, mais il n’est pas juste et adéquat à votre rythme de production. Que ce soit en forfait ou au coût à la page, le prestataire facture toujours en se basant sur votre production de document (impression et copies). Dans un forfait, on vous fixe un plafond à ne pas dépasser, et au-delà de ce plafond, un coût en plus vous est facturé. Si vous n’atteignez pas ce plafond, il n’y a pas un remboursement de ce qui n’est pas consommé.

Dans un coût à la page, vous n’avez pas de plafond, c’est exactement le nombre de copies produites qui va vous être facturé à la fin du mois. Dans les mois de césure comme en Août ou en Décembre, vous pouvez même avoir 0€ de facturation car 0 production. Et vous pouvez décider selon les mois en cours si vous baissez ou non la production documentaire pour gérer au mieux votre budget.

Si vous avez des questions par rapport à votre actuel contrat ou pour votre future location, sollicitez maintenant nos conseillers en ligne

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