Combien coûtent vos copies par an ?

Il est difficile de déterminer précisément à l’avance vos coûts par an. Il est cependant possible d’estimer vos coûts pour la première année. Et nous apportons une simulation ci dessous pour vous donner une idée. Une deuxième question importante découle de cette question : dans quelle mesure il est opportun de prendre un contrat de maintenance dès la première année.

Cet article vous éclaire dans votre décision sur : souscrire à un contrat de maintenance VS faire le choix de prendre un service forfaitaire au besoin.

Nous allons prendre deux cas pour bien comprendre les dépenses majeures lorsque vous prenez un photocopieur professionnel : celui de l’entreprise qui imprime uniquement en A4, et celui de l’entreprise qui imprime également en A3.

Vous imprimez en A4  Vous imprimez en A3

Votre entreprise imprime essentiellement en A4.

Prenons l’exemple d’un photocopieur A4, comme un Ricoh MPC 307 SP, pour un rythme de 3000 copies mensuelles, dont 2500 en noire et 500 en couleur par mois en moyenne.

De base, quels sont les consommables dans un photocopieur A4 couleur ?

• Les cartouches d’encre
• Les tambours

A part cela, il y a les papiers que nous ne compterons pas dans les lourdes dépenses à inclure.

Les cartouches d’encre originaux pour Ricoh MPC 307 SP sont :

• Ricoh 842095, encre noire, pour une capacité de 17000 copies avec une couverture de 5%, la couverture normale d’une feuille A4 par du texte.
• Ricoh 842096 à Ricoh 842098 pour les cartouches couleurs, avec une capacité de 6000 pages couleurs

Avec un rythme de 2500 copies noires/ mois et 500 copies couleurs par mois, vous avez besoin de 2 cartouches noires et 1 cartouche pour chaque couleur par an.

Les tambours originaux sont :

• Ricoh D2140121, tambour noir, pour une capacité de 60000 pages en prenant en référence la couverture de 5% de la page A4 également
• Ricoh D2140122 à D2140124 pour les tambours couleurs, leur capacité est de 36000 pages.

Le tambour noir vous permet de tenir 2 ans si vous respectez le rythme d’utilisation indiqué, 2500 copies par mois, et ceux en couleur peuvent tenir 6 ans pour 500 copies mensuelles.

Le tableau ci-dessous illustre la consommation moyenne d'un photocopieur Ricoh MPC 307 SP l’année 1, en tenant compte des données ci-dessus

Cette somme totale est réduite à 259,95€ l’année 2 si vous maintenez le même rythme d’impression, les tambours étant encore en bon état et donné pour une durée de vie bien supérieure à 1 an.

Il faut savoir que Chez Deb Shop, quand vous commandez un photocopieur, les tambours sont inclus de base à la livraison. Ce qui vous enlève déjà également 2/3 des coûts de consommable.

Les pièces d’usure dans un photocopieur neuf tel qu’un Ricoh MPC 307 SP sont données pour réaliser entre 60000 à 200000 pages, en fonction de la pièce et de son entretien. Il est fort possible que vous n’ayez pas à les remplacer dès la première année d’utilisation avec un rythme de 3000 copies mensuelles.

Il est rare d’avoir une panne la première année d’utilisation avec ce genre de photocopieur, vous auriez cependant besoin de 1 à 2 entretiens dans l’année pour être sûr du bon fonctionnement de votre outil, sauf erreur de manipulation de votre part.

Un entretien forfaitaire -déplacement compris - peut coûter entre 115 à 180€ HT en fonction de votre prestataire.

En considérant que vous avez donc commandé votre photocopieur chez Deb Shop, si vous ne prenez pas un contrat de maintenance, avec un rythme de 3000 copies mensuelles, vous pouvez réserver un budget total compris entre 370€ et 440€, consommables et entretien inclus, pour la première année d’utilisation.

Si vous prenez un contrat de maintenance chez Deb Shop, vous pouvez payer au coût à la page. Le contrat de maintenance inclut les consommables : cartouche et tambour, les pièces d’usure, et l’intervention technique. Avec un coût à la page de 0,005€ le noir, et 0,05€ la couleur, vous avez à allouer 32,5€ mensuel par mois, ce qui fait un coût total de 390€ l’année.

Tableau récapitulatif du budget à allouer la première année pour un photocopieur A4 type Ricoh MPC 307

Ainsi, pour un A4 du type Ricoh MPC 307 au rythme de 3000 copies mensuelles, un contrat de maintenance au coût à la page, et un fonctionnement autonome se valent en termes de coût la première année. Vous pouvez économiser sur le coût si vous trouvez un prestataire au prix moins cher. L’avantage de prendre un contrat de maintenance chez Deb Shop est de pouvoir être livré des cartouches à temps le cas échéant. Finalement, vous gérez facilement le coût à engager, en sachant que moins vous imprimez, moindre sera le coût total. Vous pouvez aussi grâce au contrat de maintenance confier entièrement le suivi du bon fonctionnement du matériel sans tracas.

Votre entreprise imprime en A3 et A4

Nous allons prendre le même rythme de production de document que le premier cas, 3000 copies mensuelles dont 2500 copies noires, et 500 copies couleurs.

Pour faire un cas concret, nous prenons l’exemple d’un photocopieur Canon IRAC 3525i.

Les cartouches qu’il faut sont de la série Canon 8524B002 / C-EXV49. Celle en noire permet d’imprimer 39000 pages, et les couleurs 19000 pages. La cartouche noire tient bien 15 mois pour un rythme 2500 copies, et les cartouches couleurs pour 38 mois.

Le kit de tambour qu’il faudra pour ce Canon IRAC 3525i est le Canon 8528B003 CEX V 49, donné pour 75000 pages. Il tient bien pour 25 mois d’utilisation en tenant compte d’un volume de 3000 copies par mois.

Si vous prenez le photocopieur chez Deb Shop, le kit de tambour est offert avec votre photocopieur à la livraison. Ce qui vous réduit le coût des consommables à 308,96€.

Dans la première année d’utilisation, il n’y aurait probablement pas besoin de réparation de ce photocopieur sauf si vous avez fait des fausses manipulations entraînant un dysfonctionnement de votre photocopieur. Seul 1 à 2 entretiens seront nécessaires dans l’année pour maintenir votre photocopieur en bon état. Ce qui vous coûtera un forfait de 115 à 180€ HT par intervention en fonction de votre prestataire. Votre dépense majeure en copie va donc être compris entre 420 et 489€ HT la première année.

Tableau récapitulatif des dépenses liées au photocopieur A3 type Canon IRAC 3525i la première année d'utilisation

Contrairement à un photocopieur A4, il est clairement plus avantageux en termes de coût de prendre un contrat de maintenance au coût à la page pour un photocopieur A3 type Canon iRAC 3525i, avec un rythme de 3000 copies mensuelles. En plus, vous bénéficiez de la sérénité que le contrat maintenance confère.

Comment prévoir les coûts liés au photocopieur ?

Il n’est pas évident de déterminer précisément les dépenses à l’avance car cela dépendra des impressions, de l’utilisation correcte du photocopieur professionnel. C’est pour cette raison qu’un coût à la page reste la formule la plus juste pour le client, et le client a ainsi la maîtrise totale de sa dépense engagée dans le photocopieur. Il est possible de limiter les dépenses liées au photocopieur grâce à ce coût à la page dès le début du mois en posant des quotas d’impression que vous pouvez modifier à votre guise. Il vous évite de rentrer dans un modèle forfaitaire qui vous engage dans ce quota tout le long de votre contrat sans tenir compte de votre pic de production et les saisons de basse production. Pour ce faire, paramétrer les comptes utilisateurs est un bon moyen.

Produits associés

Ricoh MP C307 SP

Canon IR ADV C 3525i